Productividad: Los Tips para optimizar el tiempo que da un ejecutivo de Google.

Google

Si te parece que no hay suficientes horas en el día para el trabajo, la solución podría ser tan simple como cambiar tu forma de pensar sobre el tiempo.

En un correo electrónico a su equipo, Jeremías Dillon, director de marketing de productos de Google Apps para el Trabajo, dió varios consejos para sacar el máximo provecho a un día de trabajo. Su teoría: Una asignación inteligente del tiempo en la oficina puede ser la solución ideal para el cumplimiento de las tareas que están atascadas en tu lista de pendientes desde hace ya demasiado tiempo.

Estos son algunos puntos clave de correo electrónico de Dillon.

1. Ser específico acerca de los objetivos.
Dillon señala que en cada lugar de trabajo, las personas que ahí están se pueden dividir en dos grupos: los «hacedores» y los «gestionadores o gerentes». Aunque el día de un gestionador se divide en intervalos de 30 minutos, los hacedores ven su tiempo en días y medio o días completos. Más bien se comprometen a «definir un día y hora específica» para la realización de una tarea y manejan su tiempo en función de eso.

Dillon señala un estudio sobre el ejercicio, en el que se pidió a tres grupos hacer ejercicio. El grupo con las instrucciones más específicas – por ejemplo, que se comprometieran a hacer el ejercicio en un día y hora bien determinada – tuvo la mayor tasa de éxito, con un 91 por ciento de las personas realmente haciendo ejercicio.

Del mismo modo, Dillon recomienda a los gestionadores (o gerentes) que podrían ser más productivos si planifican sus tiempos de la forma en que los hacen los hacedores, es decir, indicando claramente cuándo y dónde reservarán el tiempo para proyectos específicos.

Cuando eres Pymes, debes planificar de esa forma y dejar de funcionar con ese paradigma de cuando fuiste gerente de algo. 

2. Repensar el calendario de reuniones.

Echa un vistazo a las reuniones de tu calendario. Piensa bien qué implica cada una de ellas y qué es lo que realmente te van a reportar. Tal vez algunas se puedan hacer más cortas o con la inclusión de menos personas y otras bien podrían ser reprogramadas o incluso canceladas por completo.

En nuestra cultura tenemos como una pulsión por las reuniones. Pareciera que nos hacen sentir bien. Desde que soy emprendedor, cada día me llama más la atención de cómo en las empresas las personas viven en reuniones todo el día. «Perdona… es que estaba en una reunión». Me pregunto qué tan productivas son y hasta qué punto no fue más que una pérdida de tiempo.

Sigue el consejo de más arriba y a continuación reasigna el tiempo que has ahorrado para invertirlo en cosas mucho más productivas para tu Pyme.

3. Planifica tus días y semanas de acuerdo a los niveles de energía que probablemente tendrás.
Cada día, trata de empujar el tiempo destinado al hacer hacia las mañanas, que es cuando estás con tu mente más clara y descansada. Dillon de Google nos aconseja también no dejar las tareas esenciales para el final de semana. Utiliza la energía que recuperaste el fin de semana para planificar la semana el lunes temprano. Asigna las tareas más importantes para los martes y los miércoles, cuando tu motivación está en su punto mayor. Los jueves ojalá utilizarlo para las reuniones, y los viernes, cuando el entusiasmo decae, dejarlos para reuniones de planificación de largo plazo con tu equipo o bien para crear instancias de relacionamiento con potenciales clientes o gente vinculada a tu negocio.

Pensar y planificar en función de la semana completa puede darte una mejor administración de la energía. Es como correr un maratón. Hay que dosificar fuerzas y saber cuándo acelerar y cuando no.

 

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.